Чек-лист успешного мероприятия

Каждое событие, как живой организм – будет правильно функционировать, если держать под контролем все системы. В этом смысле бизнес-события должны работать еще точнее, чтобы действительно добиться того эффекта, которого от них ждут. Что становится слагаемыми успеха при подготовке мероприятий? Делится мнением эксперт, организатор, директор делового областного журнала «Бизнес и власть» Наталья Нестерова.

Определите цели и формат
К этому вопросу стоит подойти критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие?
От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Планирование
Составьте план. В котором пропишите логистику, контент и продвижение мероприятия. Этот документ должен быть доступен всей команде. Так каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо будет сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения каждой задачи.

Зоны ответственности
Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

13:15
98